Le segreterie degli studi medici sono spesso preparate a ricevere telefonate, non a gestire contatti meno caldi arrivati da una campagna. È una differenza che pesa più di qualunque ottimizzazione pubblicitaria.
Gli errori ricorrenti sono sempre gli stessi: ricontatto tardivo, pochi tentativi, prima visita presentata come un costo, nessun reminder, nessun feedback verso chi gestisce le campagne, una segreteria che non ha responsabilità né incentivi chiari.
Ogni errore ha un intervento e un indicatore. Uno SLA di risposta e un'assegnazione chiara si misurano sul tempo di primo contatto. Una sequenza di chiamate e messaggi si misura sul tasso di contatto. Script e qualificazione si misurano sugli appuntamenti fissati. Reminder e conferme sul tasso di presenza.
Quando questi numeri vengono condivisi ogni settimana, la conversazione cambia: non si discute più di lead buoni o cattivi, ma di dove il processo perde valore e di come recuperarlo.